Project Lead · Finance

Финансовое планирование для не-финансистов: бюджетирование и отчетность в проекте

Простая методика управления бюджетом проекта без сложной финансовой подготовки.

Коротко

Финансовое планирование в проекте — это не про бухгалтерию. Это про предсказуемость: когда руководитель проекта знает,

1. сколько денег уходит,
2. куда они уходят,
3. что будет, если расходы вырастут.

Если держать под рукой простой P&L, burn rate и пару отчётов — проект уже управляем.

Зачем Project Lead вообще финансовый контроль

• Чтобы не срывать сроки из-за внезапного перерасхода.
• Чтобы обосновывать решения руководству цифрами, а не интуицией.
• Чтобы вовремя замечать проблемы с командой, подрядчиками, лицензиями.
• Чтобы понимать, какой объём задач проект реально может себе позволить.

Финансы — это просто зеркало процессов. Если цифры скачут → процесс нестабилен.

Основы: бюджет проекта = три сущности

Бюджет можно упростить до трёх блоков:

1. Доходы (если проект коммерческий)
2. Расходы
3. Резерв

И один главный индикатор: остаток бюджета (runway).

Мини-формула:

Runway = (Оставшийся бюджет) / (Текущий burn rate)

Runway показывает, сколько месяцев проект может работать без изменений.

Шаг 1. Составьте простой P&L по проекту

P&L (Profit & Loss) — это таблица “сколько пришло, сколько ушло”.

Для Project Lead важно не всё, а три строки:

1. Прямые расходы проекта

• зарплаты / ставки команды
• подрядчики
• лицензии, сервера, инструменты
• маркетинг (если в рамках проекта)

2. Доходы проекта (если применимо)

• выплаты клиентов
• внутренние бюджеты (если проект — внутренний продукт)

3. Резерв на риски

Обычно 10–20% от бюджета. Это подстраховка, когда что-то идёт не так.

Структура может быть в Google Sheets: 3–4 колонки → План / Факт / Отклонение / Пояснение.

Пример:

Шаг 2. Контролируйте ключевые метрики проекта

1) Burn rate — скорость сжигания бюджета

Простая формула:

Burn rate = Расходы за месяц

Если burn rate растёт два месяца подряд → процесс разбалансирован.

2) Отклонение от плана

Отклонение = Факт – План (в %)

Если отклонение >10–15% — нужно разбираться: кто, где, почему.

3) Runway — сколько месяцев хватит денег

Runway = Оставшийся бюджет / Burn rate

Если runway меньше 3 месяцев — проект в зоне риска.

4) Резерв

Остаток резерва = Плановый резерв – Использование

Если резерв сгорел на середине проекта → высок шанс перерасхода.

Шаг 3. Минимальная отчётность, которая реально полезна

Вы Project Lead, а не CFO, поэтому отчёты должны быть короткими. Цель — доверие и прозрачность.

Ежемесячный мини-отчёт (1 страница)

1. Главное за месяц: что сделано, что не сделано.
2. Финансовая сводка:
   • план / факт расходов, отклонение;
   • burn rate;
   • остаток резерва;
   • runway в месяцах.
3. Риски: 3 пункта — что может выбить бюджет.
4. Что нужно от руководства: решения, согласования, зняття блокеров.

Если отчёт помещается в 1 экран — значит, он работает.

Шаг 4. Настройте систему сигналов

PM не должен сидеть с калькулятором каждый день. Нужны автоматические «флажки»:

• уведомление, если burn rate превысил порог;
• уведомление, если расход по статье >120% плана;
• сигнал, если runway упал ниже 3 месяцев;
• напоминание обновить факт-данные в конце месяца.

Самый простой вариант — Google Sheets + Google Script с письмами/Telegram.

Шаг 5. Что делать при перерасходе

Если расходы начинают обгонять план:

1. Посмотрите, какая категория выросла.
2. Поймите, это разовый всплеск или тенденция.
3. Проверьте качество задач: нет ли “золотого покрытия” (лишних улучшений).
4. Уберите или отложите низкоприоритетные активности.
5. Предложите стейкхолдерам корректировку бюджета (лучше заранее).
6. Пересчитайте runway.

Если действовать быстро — проект не “уплывает”.

Мини-шаблон бюджетной таблицы (копируйте в Google Sheets)

Итог

Финансовое планирование для Project Lead — это навык предвидеть. Не сложные формулы, а здравый смысл: план → факт → отклонение → реакция.

Если держать под рукой P&L, burn rate, runway и короткий отчёт — проект становится управляемым даже без финансового образования.

Хороший проект — это не тот, что “всё по плану”. Хороший — тот, где команда видит отклонения раньше, чем они становятся проблемой.